FUNGSI DAN PRINSIP MANAJEMEN PENDIDIKAN

Manajemen sebagai suatu proses sosial, meletakkan bobotnya pada interaksi orang-orang, baik orang-orang yang berada di dalam maupun di luar lembaga-lembaga formal, atau yang berada di atas maupun di bawah posisi operasional seseorang. Selain itu juga manajemen pendidikan merupakan alternatif strategis untuk meningkatkan kualitas pendidikan.

Peningkatan kualitas pendidikan bukanlah tugas yang ringan, karena tidak hanya berkaitan dengan permasalahan teknis, tetapi mencakup berbagai persoalan yang rumit dan kompleks, sehingga menuntut manajemen pendidikan yang lebih baik. Sayangnya, selama ini aspek manajemen pendidikan pada berbagai tingkat dan satuan pendidikan belum mendapat perhatian yang serius, sehingga seluruh komponen sistem pendidikan kurang berfungsi dengan baik. Lemahnya manajemen pendidikan juga memberikan dampak terhadap efisiensi internal pendidikan yang terlihat dari jumlah peserta didik yang mengulang dan putus sekolah.

A. Fungsi-Fungsi Manajemen

Sampai saat ini, masih belum ada konsensus di antara baik praktisi maupun para teoritisi mengenai apa yang menjadi fungsi-fungsi manajemen. Sering pula disebut unsur-unsur manajemen.

Secara umum, manajemen dapat dibagi menjadi 10 bagian, yaitu:

1. Forecasting

Forecasting atau prevoyance (Prancis) adalah kegiatan meramalkan, memproyeksikan atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan.

Misalnya, suatu akademi meramalkan jumlah mahasiswa yang akan melamar belajar di akademi tersebut. Ramalan tersebut menggunakan indikator-indikator, seperti jumlah lulusan SLTA dan lain sebagainya.

2. Planning termasuk Budgeting

Planning sendiri berarti merencanakan atau perencanaan, terdiri dari 5, yaitu :

a. Menetapkan tentang apa yang harus dikerjakan, kapan dan bagaimana melakukannya.

b. Membatasi sasaran dan menetapkan pelaksanaan-pelaksanaan kerja untuk mencapai efektivitas maksimum melalui proses penentuan target.

c. Mengumpulkan dan menganalisa informasi

d. Mengembangkan alternatif-alternatif

e. Mempersiapkan dan mengkomunikasikan rencana-rencana dan keputusan-keputusan.[1]

Bisa juga dirumuskan secara sederhana, misalnya perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan. Pembahasan yang agak kompleks merumuskan perencanaan sebagai penetapan apa yang harus dicapai. Selain itu juga dalam fungsi perencanaan sudah termasuk di dalamnya penetapan budget.

Lebih tepatnya lagi bila planning dirumuskan sebagai penetapan tujuan, policy, prosedur, budget, dan program dari sesuatu organisasi.

3. Organizing

Dengan ini dimaksudkan pengelompokan kegiatan yang diperlukan yakni penetapan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi. Dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas manajemen dalam mengelompokkan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktivitas-aktivitas yang berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

Pengorganisasian terdiri dari :

a. Menyediakan fasilitas-fasilitas perlengkapan, dan tenaga kerja yang diperlukan untuk penyusunan rangka kerja yang efisien.

b. Mengelompokkan komponen kerja ke dalam struktur organisasi secara teratur.

c. Membentuk struktur wewenang dan mekanisme koordinasi.

d. Merumuskan dan menentukan metode serta prosedur.

e. Memilih, mengadakan latihan dan pendidikan tenaga kerja dan mencari sumber-sumber lain yang diperlukan.

4. Staffing atau Assembling Resources

Istilah staffing diberikan Luther Gulick, Harold Koontz dan Cyril O’Donnell[2]. Sedangkan assembling resources dikemukakan William Herbert Newman.[3] Kedua istilah itu cenderung mengandung arti yang sama; pen-staf-an dan staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi dan pengembangannya sampai dengan usaha agar petugas memberi daya guna maksimal kepada organisasi.

5. Directing atau Commanding

Merupakan fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi-instruksi kepada bawahan dalam pelaksanaan tugas masing-masing bawahan tersebut, agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju kepada tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya.

Directing atau commanding merupakan fungsi manajemen yang dapat berfungsi bukan hanya agar pegawai melaksanakan atau tidak melaksanakan suatu kegiatan, tetapi dapat pula berfungsi mengkoordinasi kegiatan berbagai unsur organisasi agar dapat efektif tertuju kepada realisasi tujuan yang telah ditetapkan.

6. Leading

Istilah leading yang merupakan salah satu fungsi manajemen, dikemukakan oleh Louis A. Allen[4] yang dirumuskan sebagai pekerjaan yang dilakukan oleh seorang manajer yang menyebabkan orang-orang lain bertindak. Pekerjaan leading, meliputi 5 macam kegiatan, yaitu :

a. Mengambil keputusan

b. Mengadakan komunikasi agar ada bahasa yang sama antara manajer dan bawahan

c. Memberi semangat inspirasi dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak

d. Memilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya

e. Memperbaiki pengetahuan dan sikap-sikap bawahan agar mereka trampil dalam usaha mencapai tujuan yang telah ditetapkan.[5]

7. Coordinating

Salah satu fungsi manajemen untuk melakukan berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan menghubung-hubungkan, menyatupadukan dan menyelaraskan pekerjaan-pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerjasama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan bersama atau tujuan organisasi. Usaha yang dapat dilakukan untuk mencapai maksud, antara lain :

a. Dengan memberi instruksi

b. Dengan memberi perintah

c. Mengadakan pertemuan-pertemuan dalam mana diberi penjelasan-penjelasan

d. Memberi bimbingan atau nasihat

e. Mengadakan coaching

f. Bila perlu memberi teguran.[6]

8. Motivating

Motivating atau pendorongan kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela sesuai apa yang dikehendaki oleh atasan tersebut.

9. Controlling

Controlling atau pengawasan, sering disebut pengendalian, adalah salah satu fungsi manajemen yang berupa mengadakan penilaian dan sekaligus bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang sedang dilakukan bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud tercapai tujuan yang sudah digariskan.

10. Reporting

Reporting atau pelaporan adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada pejabat yang lebih tinggi baik secara lisan maupun secara tulisan.

Sedangkan fungsi pokok manajemen pendidikan dibagi 4 macam:

1. Perencanaan

Perencanaan program pendidikan sedikitnya memiliki dua fungsi utama, yaitu :

a. Perencanaan merupakan upaya sistematis yang menggambarkan penyusunan rangkaian tindakan yang akan dilakukan untuk mencapai tujuan organisasi atau lembaga dengan mempertimbangkan sumber-sumber yang tersedia atau sumber-sumber yang dapat disediakan.

b. Perencanaan merupakan kegiatan untuk mengerahkan atau menggunakan sumber-sumber yang terbatas secara efisien, dan efektif untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

2. Pelaksanaan

Pelaksana merupakan kegiatan untuk merealisasikan rencana menjadi tindakan nyata dalam rangka mencapai tujuan secara efektif dan efisien, dan akan memiliki nilai jika dilaksanakan dengan efektif dan efisien.

3. Pengawasan

Pengawasan dapat diartikan sebagai upaya untuk mengamati secara sistematis dan berkesinambungan; merekam; memberi penjelasan, petunjuk, pembinaan dan meluruskan berbagai hal yang kurang tepat; serta memperbaiki kesalahan, dan merupakan kunci keberhasilan dalam keseluruhan proses manajemen.

4. Pembinaan

Pembinaan merupakan rangkaian upaya pengendalian secara profesional semua unsur organisasi agar berfungsi sebagaimana mestinya sehingga rencana untuk mencapai tujuan dapat terlaksana secara efektif dan efisien.[7]

Ada beberapa pendapat tentang fungsi-fungsi manajemen yang dikemukakan oleh beberapa penulis, yaitu :

1. Louis A. Allen : Leading, planning, organizing, controlling

2. Prajudi Atmosukirjo : planning, organizing, directing atau actuating, controlling.

3. John Robert Beishline : perencanaan, organisasi, komando kontrol

4. Henry Fayol : planning, organizing, coordinating, commanding, controlling.

5. Luther Gullich : planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting, budgeting.

6. George R. Terry : planning, organizing, actuating, controlling.[8]

B. Prinsip-prinsip Manajemen Pendidikan

Henry Fayol mengemukakan prinsip-prinsip manajemen yang dibagi menjadi 14 bagian, yaitu :

1. Division of work

Merupakan sifat alamiah, yang terlihat pada setiap masyarakat. Bila masyarakat berkembang maka bertambah pula organisasi-organisasi baru menggantikan organisasi-organisasi lama. Tujuan daripada pembagian kerja adalah menghasilkan pekerjaan yang lebih banyak dan lebih baik dengan usaha yang sama.

2. Authority and Responsibility

Authority (wewenang) adalah hak memberi instruksi-instruksi dan kekuasaan meminta kepatuhan.

Responsibility atau tanggung jawab adalah tugas dan fungsi-fungsi yang harus dilakukan oleh seseorang pejabat dan agar dapat dilaksanakan, authority (wewenang) harus diberikan kepadanya.

3. Discipline

Hakekat daripada kepatuhan adalah disiplin yakni melakukan apa yang sudah disetujui bersama antara pemimpin dengan para pekerja, baik persetujuan tertulis, lisan ataupun berupa peraturan-peraturan atau kebiasaan-kebiasaan.

4. Unity of command

Untuk setiap tindakan, seorang pegawai harus menerima instruksi-instruksi dari seorang atasan saja. Bila hal ini dilanggar, wewenang (authority) berarti dikurangi, disiplin terancam, keteraturan terganggu dan stabilitas mengalami cobaan, seseorang tidak akan melaksanakan instruksi yang sifatnya dualistis.

5. Unity of direction

Prinsip ini dapat dijabarkan sebagai : “one head and one plan for a group of activities having the same objective”, yang merupakan persyaratan penting untuk kesatuan tindakan, koordinasi dan kekuatan dan memfokuskan usaha.

6. Subordination of individual interest to general interest

Dalam sebuah perusahaan kepentingan seorang pegawai tidak boleh di atas kepentingan perusahaan, bahwa kepentingan rumah tangga harus lebih dahulu daripada kepentingan anggota-anggotanya dan bahwa kepentingan negara harus didahulukan dari kepentingan warga negara dan kepentingan kelompok masyarakat.

7. Remuneration of Personnel

Gaji daripada pegawai adalah harga daripada layanan yang diberikan dan harus adil. Tingkat gaji dipengaruhi oleh biaya hidup, permintaan dan penawaran tenaga kerja.

Di samping itu agar pemimpin memperhatikan kesejahteraan pegawai baik dalam pekerjaan maupun luar pekerjaan.

8. Centralization

Masalah sentralisasi atau disentralisasi adalah masalah pembagian kekuasaan, pada suatu organisasi kecil sentralisasi dapat diterapkan, akan tetapi pada organisasi besar harus diterapkan disentralisasi.

9. Scalar chain

Scalar chain (rantai skalar) adalah rantai daripada atasan bermula dari authority terakhir hingga pada tingkat terendah.

10. Order

Untuk ketertiban manusia ada formula yang harus dipegang yaitu, suatu tempat untuk setiap orang dan setiap orang pada tempatnya masing-masing.

11. Equity

Untuk merangsang pegawai melaksanakan tugasnya dengan kesungguhan dan kesetiaan, mereka harus diperlakukan dengan ramah dan keadilan. Kombinasi dan keramahtamahan dan keadilan menghasilkan equity.

12. Stability Of Tonure Of Personnel

Seorang pegawai membutuhkan waktu agar biasa pada suatu pekerjaan baru dan agar berhasil dalam mengerjakannya dengan baik.

13. Initiative

Memikirkan sebuah rencana dan meyakinkan keberhasilannya merupakan pengalaman yang memuaskan bagi seseorang. Kesanggupan bagi berfikir ini dan kemampuan melaksanakan adalah apa yang disebut inisiatif.

14. Ecsprit de Corps

“Persatuan adalah kekuatan”. Para pemimpin perusahaan harus berbuat banyak untuk merealisir pembahasan itu.

C. Hubungan Masing-masing Fungsi

Hubungan antara fungsi-fungsi manajemen antara yang satu dengan lain adalah saling kait mengaitkan. Dengan kata lain saling mempengaruhi satu sama lain. Seperti, organizing dan staffing, merupakan 2 fungsi manajemen yang erat hubungannya yaitu berupa penyusunan wadah legal untuk menampung berbagai kegiatan yang harus dilaksanakan pada suatu organisasi, dan staffing berhubungan dengan penetapan orang-orang yang akan memangku masing-masing jabatan yang ada dalam organisasi tersebut.[9]

Meskipun demikian, fungsi perencanaan merupakan landasan fungsi manajemen yang lain dan mempunyai hubungan yang sangat erat dengan fungsi pengawasan. Fungsi pengawasan tidak dapat dilaksanakan tanpa adanya perencanaan, begitu pula sebaliknya.

KESIMPULAN

Fungsi manajemen bukan hanya terdiri dari fungsi pokok dan umum, tetapi ada beberapa penulis yang berpendapat tentang fungsi manajemen yang pada intinya adalah sama. Selain prinsip manajemen yang dikemukakan oleh Henry Fayol dibagi menjadi 14. Dan hubungan masing-masing fungsi sebenarnya saling kait mengait dan tidak pernah berdiri sendiri, dengan kata lain saling mempengaruhi.

DAFTAR PUSTAKA

E. Mulyasa, MBS: Konsep, Strategi, dan Implementasi, Bandung: Rosdakarya, 2005.

Harold Koontz & Cyrill O’Donnell, Principles of Manajemen to Analysis Manajerial Function, Tokyo: Kogakusha Company, Ltd., Asian Student.

Iwa Sukiswa, Dasar-Dasar Umum Manajemen Pendidikan, Bandung: Tarsito, 1986.

Louis A. Allen, Karya Manajemen, terj. J.M.A Tuhuteru, Jakarta: PT. Pembangunan.

M. Manulang, Dasar-Dasar Manajemen, Jakarta: Ghalia Indonesia, 1963.

William Herbert Newman, Administrative Action, New York: Prentice Hall Inc. Englewood Cliffs, 1957.

---

[1] Iwa Sukiswa, Dasar-Dasar Umum Manajemen Pendidikan, Bandung: Tarsito, 1986, hlm. 16-17.

[2] Harold Koontz & Cyrill O’Donnell, Principles of Manajemen to Analysis Manajerial Function, Tokyo: Kogakusha Company, Ltd., Asian Student.

[3] William Herbert Newman, Administrative Action, New York: Prentice Hall Inc. Englewood Cliffs, 1957.

[4] Louis A. Allen, Karya Manajemen, terj. J.M.A Tuhuteru, Jakarta: PT. Pembangunan, hlm. 68-69.

[5] M. Manulang, Dasar-Dasar Manajemen, Jakarta: Ghalia Indonesia, 1963, hlm. 23.

[6] Ibid.

[7] E. Mulyasa, MBS: Konsep, Strategi, dan Implementasi, Bandung: Rosdakarya, 2005, hlm. 20-21.

[8] M. Manulang, op.cit., hlm. 19.

[9] Ibid., hlm. 22.

KONSEP MANAJEMEN PENDIDIKAN

Konsep Manajemen

Manajemen adalah kekuatan utama dalam organisasi mengatur atau mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan sub-sub sistem dan menghubungkannya dengan lingkungan. Manajemen merupakan suatu proses di mana sumber-sumber yang semula tidak berhubungan satu dengan lainnya lalu diintegrasikan menjadi suatu sistem menyeluruh untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi. Manajer bertanggung jawab mengintegrasikan unsur-unsur manusia, mesin dan uang dan lain-lain menjadi produktif. Manajer berupaya mengkoordinasikan kegiatan-kegiatan kearah pencapaian tujuan-tujuan sistem organisasi.

Ada dua jenis pendekatan yang dapat digunakan untuk mempelajari manajemen, yakni :

1) Memperlihatkan proses-proses administratif, yang terdiri dari; perencanaan, pengorganisasian, dan pengawasan untuk mencapai tujuan-tujuan organisasi.

2) Mempelajari sub sistem organisasi, yang meliputi tugas-tugas;

a. Strategi: menghubungkan organisasi dengan lingkungan, dan mendesain secara komprehensif sistem dan rencana.

b. Koordinasi: mengintegrasikan kegiatan-kegiatan di dalam organisasi

c. Operasi: melaksanakan pencapaian tujuan-tujuan secara efektif dan efisien.

Dalam melaksanakan tugas-tugas tersebut dibutuhkan sistem lingkungan, perspektif waktu, pendapat, proses umum, dan teknik membuat keputusan.

Manajemen dalam organisasi merupakan koordinasi usaha kelompok untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan sebelumnya. Koordinasi itu terutama dipengaruhi oleh : (1) melalui orang-orang, (2) lewat teknik-teknik, (3) di dalam suatu organisasi, dan (4) ke arah tujuan-tujuan. Pada pokoknya manajemen adalah proses pengintegrasian sumber-sumber manusiawi dan material ke dalam suatu sistem keseluruhan untuk mencapai tujuan.

Sistem manajerial, adalah alat yang mempertalikan subsistem-subsistem primer dalam organisasi, yang terdiri dari lingkungan supra sistem, teknologi, dan sistem psikososial. Lingkungan supra sistem menyediakan keadaan atau suasana di mana organisasi berfungsi. Teknologi secara langsung dihubungkan dengan struktur organisasi. Psikososial menyediakan internal atmosphere bagi operasi-operasi harian. Jadi peranan utama sistem manajerial adalah mengintegrasikan kegiatan-kegiatan ke arah pencapaian tujuan-tujuan organisasi.

Pendekatan Untuk Mempelajari Sistem Manajerial

Kegiatan untuk mempelajari sistem manajerial dapat dilakukan dengan cara : (1) menganalisis peranan manajer dalam bermacam-macam keadaan institusional; (2) melakukan analisis secara rinci terhadap proses manajemen.

Cara pertama, ialah melakukan analisis perbandingan dan mempertentangkan peranan manajerial sesuai dengan fungsi-fungsi dalam berbagai organisasi, seperti organisasi Perusahaan, Pemerintahan, Lembaga Pendidikan, dan sebagainya. Dengan cara ini akan diperoleh informasi yang berharga tentang penyebaran dan universalitas tentang sistem manajerial. Cara kedua, mempelajari proses manajemen sesuai dengan tahap-tahap pada fungsi-fungsi manajemen, yakni: perencanaan, assembling resources, pengorganisasian, motivasi dan kontrol; atau dapat disederhanakan menjadi perencanaan, pengorganisasian, dan kontrol; atau lebih disederhanakan lagi, yakni perencanaan dan pelaksanaan (implementasi).

Pembuatan keputusan adalah proses yang fundamental dalam sistem manajerial, karena merupakan tingkah laku manusia yang mendasar, yang senantiasa terarah ke tujuan tertentu. Tingkah laku manusia itu merupakan urutan daripada langkah-langkah pembuatan keputusan berdasarkan pilihan dari berbagai alternatif. Pembuatan keputusan dalam organisasi dilakukan pada tahap-tahap perencanaan, pengorganisasian, dan kontrol (pengawasan).

Konsep Sistem Perencanaan

Perencanaan adalah proses manajerial dalam menentukan apa yang akan dikerjakan dan bagaimana mengerjakannya. Dalam perencanaan digariskan tujuan-tujuan yang akan dicapai dan dikembangkan pula program kerja untuk mencapai tujuan-tujuan itu. Perencanaan diperlukan oleh suatu organisasi, karena:

a. Berguna dalam rangka menghadapi masa depan yang dapat dikatakan belum tentu kepastiannya,

b. Organisasi senantiasa beroperasi dalam lingkungan yang selalu berubah,

c. Yang membutuhkan penyesuaian dan inovasi secara berkesinambungan, yang berbarengan dengan,

d. Kemajuan teknologi terhadap organisasi, sehingga,

e. Perencanaan itu sangat berguna bagi sang manajer dalam mengendalikan organisasi yang dipimpinnya.

Ini berarti, bahwa perencanaan pada hakikatnya merupakan integrasi kegiatan secara komprehensif dengan memaksimalkan seluruh efektifitas suatu organisasi sebagai suatu sistem menyeluruh untuk mencapai tujuan-tujuannya.

Perencanaan sebagai kerangka bagi suatu sistem integrasi keputusan, melalui langkah-langkah sebagai berikut :

(1) Menilai keadaan politik, ekonomi, persaingan dan teknologi yang akan datang.

(2) Menjejaki nilai-nilai, minat, aspirasi, baik dari manajer maupun dari para anggota.

(3) Menggambarkan peranan sosio-ekonomi yang diinginkan dalam lingkungan untuk masa depan.

(4) Menganalisis sumber-sumber dan kemampuan-kemampuan organisasi untuk melaksanakan peranan-peranan yang diinginkan itu.

(5) Menggariskan strategi masa depan.

(6) Mengembangkan tujuan-tujuan khusus sesuai dengan rencana strategi.

(7) Menjabarkan perencanaan secara rinci dan kontrol penggunaan sumber-sumber.

(8) Menyediakan sumber komunikasi dan informasi.

(9) Menggariskan sistem informasi umpan balik dan kontrol untuk menentukan kemajuan yang telah dicapai dan masalah-masalah yang timbul dan perlu diperhatikan.

Perencanaan disusun dalam tahapan-tahapan sebagai berikut :

(1) Penyusunan keseluruhan tujuan, terus

(2) Mengembangkan rencana strategis, kemudian

(3) Mengembangkan rencana tingkat menengah, dan akhirnya

(4) Mengembangkan rencana operasional.

Tujuan organisasi yang dirumuskan secara jelas dan rencana strategi yang tepat akan membantu penyusunan rencana yang sistematik pada tingkat terendah (operasional). Perumusan tujuan secara operasional sangat berguna atau bermanfaat dalam hal :

a. Sebagai dasar untuk mengintegrasikan perencanaan dan bermacam-macam kegiatan unit operasional.

b. Sebagai dasar perencanaan yang lebih khusus dalam rangka pendelegasian tugas-tugas dan desentralisasi pelaksanaan rencana kerja.

c. Sebagai standard tingkah laku yang mesti dilaksanakan oleh semua tenaga yang terlibat dalam organisasi.

d. Sebagai fungsi kontrol untuk mengetahui hingga mana rencana telah dilaksanakan, hambatan-hambatan apa yang dihadapi, dan sebagainya.

e. Sebagai dasar motivasi bagi personal dalam melaksanakan kegiatan untuk mencapai prestasi kerja optimal.

Perencanaan memiliki sifat multidimensional, yakni:

1) Repetiveness (yang disebut standing plans) dan non repetiveness (single use plans)

2) Time span : perencanaan jangka panjang, menengah dan jangka pendek.

3) Scope: rencana komprehensif dan rencana strategis

4) Steiner: perencanaan strategis, program jangka menengah dan jangka pendek yang disertai dengan rencana biaya yang rinci.

5) Subsistem: subsistem strategis, subsistem koordinatif, dan subsistem operasional.

6) Flexibility: ada rencana yang kaku (misal: Cook’s planning approach), dan ada rencana yang memiliki banyak alternatif (seperti: Lewis and Clark planning approach).

Suatu model perencanaan terdiri dari :

1) Perencanaan Strategis: yang dikembangkan oleh manajemen yang lebih tinggi, yang berjangka panjang.

2) Perencanaan Medium: yang dikembangkan oleh koordinasi subsistem, berjangka sedang, ruang lingkupnya fungsional dan relatif lebih menetap.

3) Perencanaan Jangka Pendek: yang dikembangkan dalam subsistem operasional, berjangka pendek, ruang lingkup dan kegiatannya terbatas, lebih pasti (fixed) dan terinci.

Pendekatan sistem menitikberatkan pada integrasi kegiatan-kegiatan pada fungsi manajerial: perencanaan, pelaksanaan (action) dan kontrol, yang satu dengan lainnya tak dapat dipisah-pisahkan.

Konsep Sistem Organisasi

Ada beberapa tafsiran tentang organisasi sesuai dengan sudut mana dan penekanan apa yang diberikan. Ada yang menekankan pada interpelasi sistematis antara orang-orang yang bekerjasama untuk mencapai tujuan; ada yang menekankan pada segi sosial atau human; dan ada pula yang mencari analoginya dengan Biologi. Pada pokoknya dalam setiap organisasi terdapat unsur-unsur: orientasi pada tujuan, sistem psikososial, sistem teknis, integrasi kegiatan-kegiatan. Teori tentang organisasi harus dipelajari secara interdisipliner, menggunakan berbagai cabang disiplin ilmu pengetahuan.

Bentuk organisasi yang utama dan yang paling sederhana adalah keluarga, yang kemudian berkembang menjadi suku, desa, bangsa, negara. Selain dari itu, juga terjadi evolusi organisasi-organisasi yang tadinya bersifat informal kemudian menjadi organisasi-organisasi yang bersifat formal. Pada abad terakhir ini telah berkembang organisasi-organisasi yang lebih luas dan lebih kompleks. Dewasa ini organisasi yang besar dan kompleks itulah yang lebih menonjol sesuai dengan kebutuhan, baik secara profesional maupun secara praktis. Perubahan evolutionistic ini terjadi pula pada standard, norma, di samping penyesuaian-penyesuaian juga terjadi konflik antar nilai-nilai tersebut.

Organisasi bisnis, tujuan utamanya adalah produksi dan distribusi material serta jasa. Ciri-cirinya adalah:

a. Terjadi pertumbuhan dalam luasnya organisasi, yakni pertumbuhan menjadi kompleks melalui interaksi vertikal dan interaksi horizontal

b. Beroperasi secara multi nasional, dalam arti melakukan ekspansi internasional dalam sistem sosio kultural yang baru

c. Struktur organisasi lebih cenderung ke arah spesialisasi bagi para karyawannya sebagai akibat mekanisasi dan perkembangan manajemen

d. Terdapat diversitas tujuan-tujuan individual dalam unit-unit organisasi, dan kemudian diperlakukan pula bermacam-macam subsistem.

e. Organisasi menjadi lebih dinamis ke arah tuntutan-tuntutan lingkungan beroperasinya organisasi tersebut.

f. Tuntutan lingkungan menyebabkan perubahan dalam organisasi, organisasi menjadi bagian integral dari masyarakat, dan terdapat kekuatan yang dapat menghambat dan merubah peranan organisasi.

Organisasi tradisional, menekankan pada struktur organisasi, hubungan hirarkis, otoritas, spesialisasi dan span of control, serta garis hubungan staf. Konsep tradisional ini dirubah secara substansi oleh pandangan Behavioristik, yang lebih mengutamakan kebutuhan pribadi dan sosial para anggota organisasi. Model behavioral adalah permulaan dari konsep organisasi sebagai sistem keseluruhan yang mengarahkan dan menuntun individu-individu, kelompok-kelompok informal, hubungan-hubungan intergroup dan struktur formal.

Menurut pandangan modern, organisasi adalah suatu sistem yang terdiri dari bagian-bagian atau variabel yang saling bergantungan secara timbal balik suatu regu sosial dalam sistem masyarakat yang lebih luas. Organisasi adalah suatu sistem sosio-teknik yang berstruktur dalam hubungan interaksi dengan lingkungan. ‘Ia’ menerima input dalam bentuk tenaga, informasi materi dari lingkungannya dan mengembalikannya dalam bentuk output kepada lingkungan. Dalam organisasi terdapat banyak subsistem sebagai komponen-komponen utama, seperti: tujuan-tujuan dan nilai-nilai, subsistem teknik, subsistem psikososial, subsistem struktural dan subsistem manajerial. Fungsi manajerial dalam keseluruhan organisasi dalam hubungan dengan lingkungannya adalah: menentukan tujuan, perencanaan, pengorganisasian, dan kontrol atas kegiatan-kegiatan tertentu organisasi tersebut. Jadi organisasi modern menganut pendekatan sistem. Karena itu perlu dicari pola hubungan dan sistem desain organisasi yang dapat memenuhi tuntutan-tuntutan variabel, baik dalam internal subsistem maupun dalam lingkungan eksternal.

Komponen-Komponen Organisasi

Suatu organisasi meliputi tiga komponen (subsistem), yakni: operasi, koordinasi, dan strategi. Komponen operasi bertalian dengan kegiatan-kegiatan substantif yang terdiri dari input-proses-output. Manajemen terhadap kegiatan ini memerlukan banyak keputusan dan dalam waktu yang relatif pendek. Komponen strategi bertalian dengan batas antara organisasi dan lingkungannya, dalam waktu yang panjang dan memerlukan pembuatan keputusan yang bermutu dan penuh pertimbangan. Komponen koordinasi merupakan integrasi antara kedua komponen/subsistem sebelumnya dalam waktu jangka pendek dan jangka panjang.

Konsep Sistem Kontrol

Kontrol adalah fungsi dari sistem yang mengadakan penyesuaian dalam hubungan konfirmasi terhadap rencana, sejalan dengan sistem tujuan-tujuan. Kontrol dijalankan melalui jalinan jalannya informasi yang relevan.

Sistem kontrol memiliki unsur-unsur: kondisi atau controlled characteristic yakni suatu ciri atau kondisi yang dikontrol, sensor yakni suatu ciri atau kondisi, comparator yakni individu atau unit alat yang membandingkan pengukuran dengan rencana atau ukuran, activator yakni individu atau unit atau mekanisme yang mengarahkan tindakan terhadap perubahan dalam sistem pelaksanaan.

Informasi adalah medium daripada kontrol, sebab memberikan data sensoris dan informasi korektif terhadap sifat atau kondisi dari sistem yang akan dikontrol. Kontrol dilakukan terhadap hal-hal tertentu saja (selected item) yang berhubungan dengan tujuan-tujuan yang akan dicapai dalam sistem operasi. Informasi yang diperbandingkan dengan sistem standard perlu dinyatakan dalam satu bahasa. Sebaiknya dilakukan dengan prosedur sampling. Antara rencana dan output information diukur dengan norma-norma tertentu untuk menentukan tingkah laku yang diharapkan, sehingga dapat dilihat apakah rencana itu fleksibel atau tidak. Unit reactor merespon terhadap informasi yang diterima dari comparator dan kemudian melakukan pekerjaan korektif. Apakah dipergunakan “machine to machine system” maka output korektif itu disusun dalam network, atau kalau menggunakan man to man system, maka individu harus menilai ketepatan dari feedback information, signifikansi variasi, maknanya bagi stabilitas.

Kontrol diklasifikasikan menjadi tiga kategori: (1) Kontrol terbuka atau tertutup, (2) Kontrol manusia atau mesin, (3) Kontrol organisasi atau operasional.

Dalam sistem tertutup semua unsur menjadi bagian integral dari sistem. Sistem kontrol sudah diidentifikasikan dari pada kontrol dengan manusia, dan biasanya memang sistem kombinasi manusia-mesin. Dalam kontrol organisasi, diperhatikan apakah sistem disain telah aktif dan efisien. Sedangkan kontrol operasional, ialah untuk mengukur output harian.

Masalah yang dihadapi dalam kontrol, ialah: (a) sulitnya mengukur output yang bersifat subjektif dan pengaruh faktor-faktor psikologis dan sosiologis yang bersifat kualitas, (b) terjadi kekeliruan data sehingga mempersulit pertimbangan, (c) masalah salahnya ukuran yang dipergunakan terhadap apa yang diharapkan.

Konsep Sistem Informasi

Informasi adalah merupakan fakta, data dan pengetahuan. Fakta adalah sesuatu yang terjadi di dalam dunia nyata. Data adalah fakta-fakta yang diperoleh dari penelitian empiris. Sedangkan pengetahuan adalah fakta-fakta atau data yang dikumpulkan dengan cara tertentu. Informasi berguna dalam menjelaskan sesuatu keadaan yang tidak pasti dan berguna dalam rangka membuat keputusan.

Teori informasi atau teori matematis dari komunikasi merupakan alat yang sangat penting untuk mempelajari bermacam-macam sistem. Teori informasi terbagi menjadi tiga daerah yang penting: sistem komunikasi, teori matematik dan bermacam-macam pertimbangan yang digunakan dalam ilmu alam dan biologi. Teknologi informasi adalah penggunaan pengetahuan terhadap pelaksanaan tugas-tugas organisasi, misalnya dalam rangka mentransformasikan input menjadi output.

Informasi ditransmisikan melalui proses komunikasi, komunikasi dapat diartikan dengan pengiriman dan penerimaan, idea, dan sikap. Bentuknya secara langsung (interpersonal relationship atau dengan cara tidak langsung dengan surat, telepon, radio, televisi dan sebagainya), dalam organisasi dan masyarakat, dalam konsep sistem komunikasi. Proses komunikasi berlangsung sebagai berikut: sumber-informasi memberikan informasi mentah-ditransmisikan dalam bentuk signal. Dipihak lain menerima, menerima received signal dan kemudian didestinasikan. Bentuk komunikasi terdiri dari: (1) interpersonal, (2) intrapersonal dan (3) komunikasi masa. Di samping itu ada juga yang disebut man-machine system dan machine-machine communication system. Komunikasi sering menghadapi masalah-masalah, yang disebut masalah teknis (tentang ketepatan simbol-simbol), masalah semantic (tentang kebenaran simbol-simbol) dan masalah efektivitas (tentang pengaruhnya terhadap kelakuan).

Sistem informasi keputusan dalam organisasi dapat dikembangkan, baik dalam pola sistem yang natural atau informal. Organisasi disusun di sekitar sistem information flow. Di dalam sistem information keputusan yang menyeluruh yang telah disusun, maka fungsi-fungsi perencanaan dan kontrol memegang peranan yang penting.

Sistem konsep sangat penting di dalam penyusunan jalannya informasi. Keseluruhan sistem terdiri dari subsistem-subsistem daripada proses komunikasi yang disajikan sebagai aliran informasi melalui proses-proses keputusan. Proses-proses tersebut disusun dalam kerangka yang integral, yakni dalam sistem manajemen sistem informasi-informasi.

Manajemen sistem informasi (MIS), adalah manajemen yang mengatur hubungan antara sistem informasi dengan tugas-tugas managerial, yakni dengan : subsistem strategi yakni yang terutama berkenaan dengan perencanaan dan kontrol yang komprehensip; subsistem operasi, yang terutama berkenaan dengan perencanaan dan kontrol secara taktis; dan subsistem koordinasi, yang berkenaan dengan sistem pengintegrasian unit-unit fungsional yang berbeda-beda menjadi kegiatan-kegiatan yang menghubungkan subsistem operasi dan strategi. Data processing berhubungan dengan MIS. Data yang diolah ini bersumber dari luar, (seperti: sumber manusia, sumber dokumenter dan sumber fisik) dan dari dalam (bersumber dari personal, pemasaran, produksi, penemuan keuangan, dan lain-lain, yakni data yang berasal dari fungsi-fungsi organisasi).

Implikasi Konsep-Konsep Manajemen dalam Manajemen Pendidikan

Manajemen pendidikan sebagai suatu sistem seyogyanya mengandung dua dimensi yang konsisten dan saling terkait, yakni dimensi yang berdasarkan konsep-konsep manajemen dan dimensi yang berdasarkan pada konsep-konsep pendidikan. Dengan kata lain, pengembangan suatu sistem manajemen pendidikan hendaknya berupaya memadukan kedua dimensi itu. Dalam hal ini dimensi penerapan konsep-konsep manajemen dalam manajemen pendidikan lebih mendapat perhatian kita sesuai dengan pokok bahasan yang disoroti dalam bab ini.

Perencanaan Pendidikan

Perencanaan pendidikan disusun secara bertahap, yang meliputi:

1) Perencanaan pendidikan yang menyeluruh yang berskala nasional untuk mencapai tujuan pendidikan nasional sesuai dengan rumusan tujuan pendidikan nasional yang telah digariskan dalam sistem pendidikan nasional. Perencanaan pada tahap ini menjadi dasar dalam rangka penyusunan perencanaan pendidikan jangka panjang.

2) Perencanaan pendidikan jangka panjang, misalnya untuk jangka selama satu pelita. Perencanaan ini tergolong sebagai perencanaan pendidikan bertingkat strategis.

3) Perencanaan pendidikan tingkat medium yang berjangka sedang dalam jangka waktu yang relatif pendek misalnya untuk jangka satu tahun atau dua tahun pertama dari pelita.

4) Perencanaan pendidikan bertingkat operasional, yang berjangka pendek, misalnya dalam jangka satu tahun/2 tahun semester. Perencanaan pendidikan ini umumnya dilaksanakan pada tingkat wilayah dan kelembagaan pendidikan.

Organisasi Pendidikan

Implikasi konsep sistem organisasi sebagaimana telah dikemukakan dalam uraian di atas, mengandung implikasi tertentu dalam rangka pengembangan pendidikan. Suatu sistem organisasi pendidikan yang lengkap dan menyeluruh memiliki tiga sub sistem, yakni strategi, operasi dan koordinasi. Komponen-komponen ini terdapat pada tiap jenjang pendidikan, baik pada tingkat program maupun pada tingkat kelembagaan pendidikan.

Pengorganisasian program pendidikan nasional terdiri dari tiga jenjang, yakni tingkat pusat, tingkat propinsi, dan tingkat Kotamadya/Kabupaten. Masing-masing jenjang organisasi program pendidikan tersebut ketiga komponen (strategi, operasi dan koordinasi).

Ketiga jenjang organisasi program harus mengandung komponen strategi yakni berdasarkan dan berinteraksi dengan lingkungan di mana program itu berada, yang meliputi kebudayaan, sistem nilai, kependudukan, ekonomi, dan sebagainya. Perbedaan derajat lingkungan menentukan kadar interaksinya dengan tiap jenjang organisasi program bersangkutan.

Ketiga jenjang organisasi program juga memiliki komponen operasi, yakni kegiatan-kegiatan substantif pada kategori input (misalnya: target populasi, ketegasan, siswa, sumber biaya, peralatan, dan sebagainya), proses (misalnya: kurikulum, sistem instruksional, media, evaluasi), output (yakni para lulusan baik kualitas maupun kuantitas). Kegiatan-kegiatan tersebut sudah tentu berbeda pada tiap jenjang organisasi.

Komponen koordinasi juga terdapat pada tiap jenjang organisasi program, yang memadukan antara komponen strategi dan komponen operasi, dalam jangka panjang dan jangka pendek. Dengan koordinasi ini akan tercipta keseimbangan dan kesamaan tindakan dan arah kegiatan organisasi program dalam upaya mencapai tujuan program pendidikan pada masing-masing jenjang keorganisasiannya. Dengan demikian, kegiatan organisasi jangka pendek senantiasa berada dalam kerangka organisasi program jangka panjang.

Kontrol (Pengawasan) Pendidikan

Fungsi kontrol (pengawasan pendidikan) sangat pending, karena erat kaitannya dengan pelaksanaan dan hasil yang diharapkan oleh sistem pendidikan. Peranan dan kategori kontrol yang telah dikemukakan secara singkat dalam uraian di muka, kiranya mengandung implikasi tertentu terhadap sistem kontrol/pengawasan pendidikan.

1) Fungsi kontrol pendidikan tetap mengacu dalam tiga hal, yakni berfungsi sebagai sensor, komparator, dan activator. Pada fungsi sensor, kontrol pendidikan itu mendayagunakan rencana pendidikan sebagai ukuran yang dimaksudkan untuk mengukur pelaksanaan dan keberhasilan suatu rencana pendidikan.

Pada fungsi komparator bermaksud membandingkan antara hasil pengukuran dan perencanaan pendidikan yang telah dikembangkan sebelumnya. Fungsi activator dimaksudkan untuk mengarahkan tindakan manajerial bilamana terjadi suatu perubahan dalam pelaksanaan sistem pendidikan. Dengan demikian fungsi-fungsi tersebut erat kaitannya dengan kelancaran jalannya roda organisasi pendidikan, dan ketercapaian hasil pelaksanaan sistem pendidikan sesuai dengan jenjangnya.

2) Sistem kontrol pendidikan juga dapat diklasifikasikan sebagai berikut :

a. Apakah kontrol itu dilakukan secara terbuka atau secara tertutup? Kontrol yang dilakukan secara terbuka berarti dapat melibatkan semua orang di lingkungan organisasi dan konsekuensinya semua informasi perlu ditampung dan diperhatikan. Kontrol secara tertutup keterlibatan hanya dibatasi pada pihak-pihak terkait saja dan umumnya tidak menyelusuri semua dimensi organisasi pendidikan. Kedua cara ini sesungguhnya dapat dilakukan secara berbarengan.

b. Apakah kontrol pendidikan dilakukan oleh manusia atau oleh mesin (alat elektronik misalnya). Sistem manajemen pendidikan yang telah berkembang dewasa ini memungkinkan penggunaan kedua sistem tersebut, yakni dilakukan oleh manusia dan menggunakan alat yang canggih.

c. Apakah kontrol dilaksanakan terhadap efektivitas dan efisiensi organisasi atau terhadap hasil operasionalisasi sistem pendidikan. Kedua bentuk kontrol tersebut seyogyanya dilaksanakan dalam sistem manajemen pendidikan, karena pada dasarnya antara kegiatan organisasi pendidikan dan keberhasilan yang dicapai dalam pelaksanaan harian bersifat saling terkait dan oleh karenanya perlu dilaksanakan secara berkesinambungan.

Sistem Informasi Pendidikan

Sistem manajemen pendidikan membutuhkan sistem informasi yang harus dikelola secara baik. Kebutuhan informasi ini terasa setiap saat di mana terjadi proses pendidikan, sebab dalam proses pengelolaan itu senantiasa diperlukan data yang akurat, yang dikumpulkan dan disimpan secara akurat pula. Itu sebabnya perlu diatur sistem manajemen informasi yang khusus relevan dengan tuntutan dan permintaan sistem pendidikan.

Kebutuhan informasi tersebut telah mulai terasa sejak adanya studi kelayakan, selanjutnya pada tahap perencanaan, pelaksanaan dan tahap pengujian keberhasilan pendidikan. Jadi pada hakikatnya setiap fungsi manajemen pendidikan dibutuhkan informasi untuk pembuatan keputusan. Dalam hubungan inilah konsep-konsep sistem informasi yang telah dikemukakan secara ringkas dalam uraian di muka memiliki implikasi tertentu terhadap manajemen sistem informasi pendidikan.